Ganz ehrlich, nichts bremst ein Unternehmen so sehr aus, wie Datensilos. Daten, die für sich alleine irgendwo angesammelt werden und keinerlei Austausch stattfinden kann. Der eine im Team sucht stundenlang nach einer Rechnung, der nächste Mitarbeiter weiß nicht, was der Kollege dem Kunden am Telefon zugesagt hat, und die dritte tippt dieselben Infos nochmal in ein anderes System. Chaos pur und am Ende verliert ihr Zeit, Nerven und vor allem auch Geld.
Die Lösung liegt auf der Hand, CRM und DMS gehören zusammen. Kundeninfos, Kommunikation, Dokumente und Aufgaben: alles an einem Ort, für alle sichtbar, immer aktuell. Kein Jonglieren mit fünf Tools, kein „wer hat was wo gespeichert?“
Wer das sauber aufsetzt, reduziert Fehler, beschleunigt Abläufe und schafft echte Transparenz im Team.
Warum integrierte Systeme ein Gamechanger sind
Der größte Vorteil: Routineaufgaben erledigen sich fast von selbst.
Mails landen automatisch beim richtigen Vorgang, Workflows starten von allein, Erinnerungen gehen raus, Dokumente werden verschlagwortet. Statt Stunden in Verwaltung zu stecken, läuft das Grundrauschen im Hintergrund und das Team hat wieder Luft für das, was wirklich zählt.
Auch die Kommunikation wird endlich transparent.
Egal ob Mail, Telefon, Messenger oder Marktplatz: Jede Interaktion landet im CRM. Mit einem Klick ist die komplette Historie sichtbar. Niemand muss mehr Mails weiterleiten oder Kollegen fragen, wie der Stand bei einem Kunden ist. Alles liegt klar auf dem Tisch, nachvollziehbar und konsistent.
Weitere Punkte, die oft unterschätzt werden, sind Rechtssicherheit und Datenschutz. Dokumente müssen revisionssicher archiviert, versioniert und DSGVO-konform abgelegt sein. Wer da improvisiert, riskiert Ärger, der richtig teuer werden kann. Ein integriertes System nimmt dir diese Sorgen ab und wenn ein Prüfer klingelt, bleibst du entspannt.
Praxisbeispiel: So sieht das in der Realität aus
Ein gutes Beispiel dafür ist bspw. GREYHOUND. Eine Lösung, die CRM und DMS in einem System zusammenführt und seit Jahren speziell für Mittelstand und eCommerce weiterentwickelt wird.
Das Herzstück ist eine zentrale Inbox. eMails, Chat-Nachrichten, Anfragen über Amazon oder eBay, Telefonnotizen oder Tickets, alles landet gebündelt an einem Ort, wird automatisch zugeordnet und ist für alle sichtbar. Das ewige Jonglieren mit verstreuten Postfächern hat damit ein Ende.
Screenshots: Greyhound
Auch beim Dokumentenhandling bringt das System echte Vorteile: Verträge, Bestellungen, Rechnungen lassen sich hochladen, verschlagworten und mit Metadaten versehen werden. Dubletten werden erkannt, Fehler angezeigt. Mit leistungsstarken Filtern findest du alles in Sekunden, egal ob nach Belegtyp, Freigabestatus oder Projekt.
Dazu kommen Workflows, welche die Prozesse spürbar beschleunigen. Ob Rechnungsfreigabe, Supportfall oder Kundenbeschwerde, die Abläufe lassen sich abbilden, Eskalationen definieren und Aufgaben automatisch weiterleiten. Statt sich durch Stapel zu quälen, läuft vieles einfach von selbst.
Und weil kein Unternehmen isoliert arbeitet, gibt es Schnittstellen zu den gängigen Tools. Ob JTL-Wawi, SAP, DATEV oder Xentral, die Anbindung sorgt dafür, dass Daten automatisch fließen, ohne Copy & Paste. Und was ist mit Außendienst oder Homeoffice? Kein Problem. App und Webzugang machen alle Informationen auch unterwegs verfügbar. Zudem ist für viele Unternehmen das Hosting in Deutschland wichtig mit der DSGVO-konformen und revisionssicherern Archivierung. Das liefert GREYHOUND. In puncto Compliance und Sicherheit musst Du keine Abstriche machen.
CRM und DMS getrennt zu fahren, war vielleicht vor zehn Jahren noch vertretbar
Heute ist es schlicht nicht mehr zeitgemäß. Wer Abläufe im Griff haben, Kunden professionell betreuen und rechtlich sauber aufgestellt sein will, braucht ein integriertes System.
GREYHOUND zeigt, wie das in der Praxis funktioniert: eine Lösung, die Chaos beseitigt, Prozesse beschleunigt und Transparenz schafft. Kein Marketingversprechen, sondern ein Werkzeug, das seit Jahren im echten Unternehmensalltag funktioniert.
So ein System entfaltet seinen Nutzen nicht von allein
Klar, man kann versuchen, das nebenbei im laufenden Geschäft aufzusetzen, aber das kostet unnötig Zeit, Nerven und Geld. Viel schlauer ist es, gleich einen Spezialisten dazu zu holen, der das Ganze schon zigmal gemacht hat und weiß, wo die Stolperfallen liegen. Dann läuft das System schnell, sauber und ohne Chaos. Übrigens kannst Du Dir das System kostenlos in einer Live-Demo zeigen lassen und Dir auch eine 14 tägige-Testversion holen.
Dein Ansprechpartner ist Michael Gross. Er ist zertifizierter GREYHOUND-Partner und beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) als Berater gelistet. Bedeutet: KMU und Gründer können sich ihre Beratungsleistungen fördern lassen. Und bis zum 30. September 2025 entfällt sogar die Einrichtungsgebühr. Sprich: bessere Umsetzung, weniger Stress und ein echtes Förderplus obendrauf.
Kontakt:
Michael Gross
DOT MG UG (haftungsbeschränkt)
Ahornstrasse 1
27449 Kutenholz
Telefon: +49 160 9823 2598
eMail: info@michaelgross.net
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